如何创建一个会计日记账条目

如何在会计日记账中记录财务交易

通过迷迭香卡尔森

2020年7月23日更新

所有的小企业都需要财务交易记录。会计日记账分录是财务报告过程中的第一步。它是企业编制的所有其他财务报告的基础。每一笔财务交易都需要在企业的一个账户上借记，并在另一个账户上贷记，以充分显示交易。这被称为复式记账法，它作为一种保障，使企业的账簿保持平衡。

复式记账法的第一步是记录你的企业每天进行的每笔财务交易的日记账分录。

当你进行财务交易时，你要在会计系统中做日记账分录普通日记帐记录这笔交易。一般日记账是企业财务交易的详细记录。交易是按时间顺序列出的。根据业务的规模和复杂性，可以为每笔交易分配一个参考编号。借方和贷方必须彼此相等，并反映会计等式的原则。

会计日记账页包含日期、帐户名称和编号、借方和贷方的金额、交易的参考编号以及应包含在交易中的任何详细信息。

每个企业都有通用的日记账，但也可以有专门的日记账。你可能有销售日记账、采购日记账和应收账款日记账。

最小的企业可以使用单分录会计系统，即每笔财务交易都记录一个分录。每个分录都是现金收入或现金支出。企业要么收钱，要么付钱给别人。单分录会计更像是使用支票簿，而不是会计日记账，尽管企业仍然希望保留有关其财务交易的收据和细节。

大多数企业使用复式记账法来准确地平衡账簿。任何使用复式记账法会计系统的企业都应至少使用一般会计日记账，并可能需要使用专门的日记账，这取决于其业务的复杂性。

会计日记账分录比一般日记账分录更复杂。

复合日记账分录发生在一个日记账分录中涉及两个以上的帐户时。例如，可能有一个帐户借记，两个或多个帐户贷记。借方和贷方的金额仍然必须相等。复合日记账的一个例子是折旧。累计折旧计入贷方，但您可能决定在折旧计入借方的方式中显示细节。你可以借记每个单独的费用帐户，如汽车和电脑设备的折旧是一个因素。
一个调整日记账是在一个会计期间结束时做出的，以处理在该会计期间未解决的任何问题。例如，当一个供应商向您的企业发货，但该供应商的发票在会计期末没有处理。调整分录将实时交易转换为权责发生制会计制度，使你的账簿保持平衡。
结束日记账都是在一个会计期间结束时为下一个会计期间做准备。它们是将收入和费用的损益表账户重置为零的分录。

反转日记帐分录是在会计期间开始时进行的，以抵消上一会计期间结束时的调整日记帐分录。由于应计科目等项目将在新的会计期间还清，因此不再需要调整分录，所以需要进行倒转分录。

最难理解的事情之一是什么时候用借方，什么时候用贷方为了一笔金融交易。这令人困惑，因为我们的社会习惯于将银行账户的借方视为资金流出，贷方视为资金流入。

在复式记账法中，借方和贷方是不同的。每笔交易都借记一个账户，贷记另一个账户。有五种类型的账户:

您的账户图表将列出账户子类型(例如现金是一种资产账户)、账号、标题、如何增加它(借方或贷方)，以及账户的描述。看看一家公司结合借方和贷方的账户图表，就更容易理解:

借记与贷记

这里有一个如何使用这个帐目表的例子。想象一下，你拥有一家小公司，你收到200美元的水费账单。你很快就会付账单的。你会借记或增加你的公用事业费账户200美元，贷记或增加你的应付账款账户200美元。它们是相等的和相反的分录。

借项增加资产或费用帐户，贷项增加收入、负债或权益帐户。考虑一下，当您购买时，一个帐户的价值减少(价值被提取)，而另一个帐户的价值增加(价值被接收)。一个帐户图表可以帮助你决定是借记还是贷记某类帐户。

以下是帐目表的格式例子:

让我们把所有这些放在一起，看看XYZ公司所有者的一天生活。每次进行财务交易时，都必须在总日记帐上做一个分录。条目应按时间顺序排列。由于第一笔交易是当所有者成立公司时，这里是日记账分录。所有者以每股1美元的价格购买了2万股:

接下来，老板必须为XYZ公司购买计算机系统和打印机。以下是日记账事务:

如果你花5000美元购买了一台计算机系统和打印机，现金会从你的银行账户中提取出来，转到你购买它的商家。在复式记账法中，你从现金账户中取出5000美元，并将其转移到设备账户中。

这两个账户都是资产账户。你把现金账户记入贷方，设备账户记入借方。如果你后来以5000美元的价格出售了同样的系统，你将记入你的设备账户，并借记你的现金账户。虽然这听起来可能不正确，但你的账户图表告诉你，设备账户随着贷方减少，现金账户随着借方增加。

业主赊购了25,000美元的存货。存货帐户将借记25 000美元，应付帐户将贷记25 000美元。日志条目看起来像这样:

这些是一个典型的小型企业常见的日记账条目的几个例子。

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