报销员工里程费用的最佳方式是什么?

补偿员工商务驾驶的最佳方式是什么?答案取决于你自己的业务需求和所得税规定。两种付款方式是报销或汽车津贴。

税收和你的商业驱动系统

在你开始支付员工驾驶费用之前，考虑一下你的决定对税收的影响。你与员工商务驾驶相关的费用可以从你的业务中扣除，但你必须能够证明这些费用。你需要一个系统，要求员工报告驾驶成本。

你一定有业务目的的文档包括你的营业税申报表和雇员税。这意味着每一次旅行。

支付员工商务驾驶费用

不管谁拥有这辆车你或者雇员——大多数公司支付雇员的商务驾驶费用。没有联邦法律要求雇主报销员工的驾驶费用，但加利福尼亚州等一些州确实要求雇主报销员工的行驶里程。在你决定报销方法之前，一定要检查你所在的州。

对于这两种选择，你必须有一个特定类型的irs批准的计划，称为负责计划，以确保这些付款对雇员不征税，并且你可以扣除这些业务费用。

制定负责任的计划的条件是:

1. 这些费用必须仅用于商务驾驶。
2. 员工必须在合理的时间内给你完整而详细的费用报告。
3. 员工必须在合理的时间内归还任何超额付款。

超额报销的一个例子是，如果你在旅行前给了员工钱，他们没有花完所有的钱，也没有退还超额的钱。

该计划必须是书面的，它必须包括计划如何运作的所有细节。你应该写明计划的日期，并能够表明你的员工收到并阅读了它。

员工驾驶费用的两种选择

两个选项都使用美国国税局标准里程费率作为支付的基础。这个比率每年都在变化。

给员工汽车补贴

你可以给员工一笔汽车津贴来支付估计的驾驶费用。津贴必须基于，但不超过，美国国税局的标准里程率。

例如，如果你估计一名员工下个月将驾驶2000英里，那么你可以在当月给予1120美元的里程津贴(2000 x 2021年标准里程费率56美分)。员工必须给你详细的驾驶里程。如果该员工的驾驶里程增加了，你可以把它加到下个月。负责任的计划规则要求，如果员工在当月没有驾驶2000英里，则在支出后30天内将超出部分退还。

您还可以对员工拥有的车辆使用固定和可变利率(FAVR)。这个费率结合了估计的每英里几美分的费率来覆盖可变成本，加上一个固定金额来覆盖员工的固定成本，比如折旧或租赁费用。美国国税局每年都会为这种方法设定最高限额。

偿付的员工

你可以通过要求员工上交驾驶费用报告来直接报销他们的商务驾驶费用。你可以支付实际费用或美国国税局标准里程费率．所有报告必须显示每次旅行的详细里程和商业目的。

对于标准里程费率，使用当年的IRS里程费率，并将其乘以当月员工的实际业务里程。

你需要所有费用的收据，包括汽油、油、过路费和停车费、修理费、保险费、租金和实际费用的注册费。你可能必须按比例计算成本，只包括商业用途的汽车。例如，如果员工在一个月内驾驶汽车3000英里，其中只有2000英里用于商业用途，则费用必须乘以(0.66)。

补贴和报销哪个更好?

每个企业都是不同的，所以很难知道哪个计划对员工和你的企业都更好。这里有一些事情需要考虑:

• 让员工提交报告并报销会产生更多的文书工作，但这让你对薪酬有了更多的控制。你可以限制多余的里程，因为员工只按实际驾驶的里程支付工资。
• 员工们更喜欢津贴，而不是等待报销，但这种方法更有可能发生费用欺诈。你必须努力让员工归还超额的报酬。

以缴税为目的的付款方式的比较

如果你遵循负责任的计划，并且员工在合理的时间内归还超额付款，则实际费用报销对员工来说是免税的。如果报销金额超过了美国国税局的标准里程费率，超出的金额将向员工征税。

如果你遵循你的负责任的计划，最高联邦里程率的里程津贴对员工来说是免税的。员工必须为超过美国国税局标准里程限制的任何付款以及他们没有退还的任何超额付款缴纳税款。

本文是一个简要的概述。法规很复杂，这不是税务或法律建议。在你偿还雇员之前，向你的税务专业人士和律师寻求帮助，建立一个负责任的计划和付款选择。