建立有效的商业记录保存系统的5步

你可能听过这样一句话:“垃圾进，垃圾出。”它最初应用于计算机硬件和软件，但它也适用于企业的财务方面。如果你想要成功，你必须创建一个清理垃圾的金融体系。

你的系统应该给你准确和有用的信息，这样你就可以看到你在做什么，知道什么时候采取行动。这五个简单的步骤将帮助你创建一个简单的财务记录系统:捕捉、检查、记录、审查、行动。

获取信息

如果它不存在，它就不存在。在创业时要养成捕捉一切事物的习惯。一段时间后，它将成为自动的。

“捕捉”是最困难的一步，也是整个过程中最重要的部分。记录你在生意上花费的每一笔钱和你作为销售收入的每一笔钱。注意将个人支出和业务支出分开，即使你总是在从账户中支付个人支出时偿还业务支出。

在这一点上，不要担心对这些信息做任何事情。只要养成收集的习惯。确保你捕捉到的所有东西都包括物品的描述、金额和日期

检查以确保信息的完整和正确

每两周花一个小时浏览你捕捉到的所有信息，确保所有的信息都准备好记录。

确保你已经写了足够详细的费用明细，这样你就可以准确地记录下来。“纸，3.55美元，7/12”可能还不够。那张纸是干什么用的?这是你为办公室买的报纸还是你为电脑买的一令纸?

记录信息并保存

记录是指将你的财务信息转换成可用的形式。把你检查过的所有内容交给你的簿记员记录或自己记录。每月做一次。

将信息输入电子表格或会计软件。你可能会发现在线软件最适合你——你和你的簿记员都可以看到信息并讨论它。只要确保你每个月都把每件事都记录下来，这样你就可以回顾。

巩固和回顾信息

在你每月的财务信息记录下来之后，打印出四份报告:资产负债表、损益表和财务报表应收账款账龄报告，以及应付帐款报告。

每个报告都包含与上个月相同报告信息的比较。特别注意这些报告中的特定信息。

根据你所知道的去行动

“Act”可能意味着如果一切看起来都很好，什么都不做。但在其他时候，这可能意味着做出改变。

在信息迫使你采取行动的地方创建触发点。如果你看到负债连续三个月在你的资产负债表上逐月增加，这可能意味着资产或费用也在增加。削减开支。

如果你看到损益表上某项支出占销售额的比例在增加，问问自己为什么。如果加薪是必要的，你可能想要削减其他开支来维持你的利润水平。

要果断地对付那些拖欠你钱的人应收账款账龄报告．你拖欠债务的时间越长，你收到钱的可能性就越小。建立一个收款系统，以确保你能及时得到报酬。不要让付款慢的人以为你不想要你的钱，因为他们有一段时间没有你的消息了。

至于你的应付账款(你的账单)，尽你所能尽快支付。提前付款通常可以获得折扣。如果你不能支付所有的账单，那就支付那些会导致你被罚款的账单，或者如果你不及时会影响你的信用评级的账单。

即使别人负责支付账单，你最终还是要确保你的企业债务得到偿还。

您的商业信用评级

如果你想保住你的业务分离f从你的个人财务生活来看，你需要努力获得商业信用评级。邓白氏(D&B)、Equifax和益百利(Experian)是主要的商业信用机构。

保存税务记录

保持良好商业记录的另一个重要原因是:纳税时间。组织良好的记录使你更容易报税，并有助于证明支出经审计的由国税局、你所在的州或其他税务机关报税。国税局有具体要求为了税务目的，你必须保留多长时间的商业记录。

底线

即使您不熟悉金融系统，您也应该能够以最小的努力启动并保持其运行。最困难的部分是收集信息。在你养成了“收集的习惯”之后，你会发现剩下的也会随之而来。

记住CCRRA:捕获为您的企业提供财务信息，检查每隔一周，记录而且审查那么，每月发布一次信息行为这是保持你的财务状况平稳发展所必需的。

如果你遵循这个简单的五步系统，你就会把“垃圾”和随之而来的问题最小化，你的财务状况也会最大化。一个组织良好的金融系统可以让你的企业在未来的许多年里保持活力。