轻松家庭业务归档系统

即使在这个数字世界里，一个家庭企业能积累的纸张数量也令人惊讶。此外，有这么多的跟踪在家庭企业，如你的财务账户，营销策略，项目，客户，等等。在您的业务早期开发组织系统是非常重要的，以确保您能够在需要时找到您需要的东西。

你需要保存和组织什么

在某种程度上，你需要为哪些项目建立一个归档系统，这在很大程度上取决于你的业务。例如，如果你销售一种有形产品，你就需要追踪你的库存。然而，这里有一个项目的一般清单，你需要保持跟踪在你的家庭企业:

• 商业和营销计划
• 法律文件(如有限责任公司文件、营业执照、知识产权登记、合同)
• 联系人(专业人员、客户、供应商、服务提供商等)
• 财务信息(损益表、资产负债表、应付/应收账款)
• 税
• 营业费用(收据)
• 项目

除了这个列表，您还需要添加特定于您的业务的项目。

组织您的家庭业务的系统

你可能会使用各种方法来存储和处理你的论文和其他重要信息。关键是要选择最适合你的方法。每个人都有不同的思考和组织方式。例如，对一些人来说，按字母顺序组织文件更有意义，但对另一些人来说，他们发现按日期组织文件更容易。如果你不确定哪种方法最适合你，那就尝试一种，如果你很难坚持，那就采用另一种方法。以下是组织文件和信息的三种方法:

简易活页夹归档系统

对于不需要太多文书工作的小企业来说，活页夹系统是一个不错的选择。对于那些喜欢把所有东西都放在一个地方或需要移动信息的人来说，这也是理想的选择。该粘合剂系统使用一个大的三环粘合剂，表保护，和部分划分。

使用分割线来组织您的业务类别，如未完成的订单，已完成的订单，各种表格的主副本等。从那里，您将开始在表保护器中收集文件。一旦活页夹满了——在一周、一个月或三个月结束的时候——就该清理了。您只需将客户订单文件和其他历史记录传输到一个传统的文件系统，该系统密切反映了您的装订本组织。

传统档案系统

传统的档案系统使用文件柜，挂文件和马尼拉文件夹。随着业务的发展，几乎每个企业最终都需要这种类型的申报。随着时间的推移，有太多的文书工作要做。因为税务记录需要保留7年，你需要一个地方来存储所有这些记录。传统的归档系统非常适合那些需要保存但不经常查看的物品，比如上一年的纳税记录和营业执照。下面是一些让你的传统文件系统成功起步的小技巧:

• 考虑一下您将实际使用的系统类型。你可以疯狂地购买很酷的办公用品，设计世界上最精致、最丰富多彩的文件系统，但如果它不适合你的工作风格，那就是在浪费时间和金钱。
• 创建一个管理你的论文的系统，允许最少的“触摸”。你想要避免把纸堆成一堆，避免每一张纸都处理多次。相反，在你第一次接触一张纸的时候就决定它应该放在哪里。
• 留出时间来整理文件。很容易像躲避瘟疫一样避免这项任务，但它是必需的，将帮助您的业务更顺利地运行。尤其是在纳税时使用的收据和其他物品，把这些东西整理好会让你更容易报税。

电子档案系统

数字世界并没有完全消除纸质存储的需求，但它使存储信息变得更加容易。数字系统可以创建、发送和管理发票，还可以跟踪您的家庭企业财务状况，然后导入税务软件进行电子归档。你可以扫描收据并将其存储在你的电脑文件中(尽管你也应该保留纸质版本)。电子系统可以将客户、客户和潜在客户的信息存储在客户关系管理系统中，方便访问、发送电子邮件、计费等。在线系统可以用来保存你的想法，帮助你管理项目，组织信息或研究。

但是像纸质文件系统一样，您的数字文件系统需要有一个组织结构，使用存储在计算机上或云中的文件夹和文件。为了便于管理，在数字系统中使用与纸质系统相同的结构和文件名。为了保护你的数字文件，将它们备份到单独的硬盘驱动器或在线存储系统。

以上所有的组合

你可能需要使用多个系统来管理你需要存储在业务中的所有数据和材料。首先，你需要决定什么最适合你，然后实施它。例如，您可能有一个活页夹系统来帮助您组织您的业务的日常管理，如您的日程安排、营销和表格的副本。

您的传统系统可以保存您所有的长期文件，如前几年的税收，许可证和营业执照，以及知识产权登记。你可以使用数字系统来存储你的想法，比如Evernote，并跟踪项目。

另一方面，你可能想要尽可能地数字化，使用在线待办事项列表和日历，将所有收据扫描到你的电脑，并使用软件或在线服务来满足你所有其他的业务管理需求。即便如此，你仍然需要一个系统来管理生成的论文。关键是要找到容易让你坚持的系统，并在需要的时候找到你需要的信息。

Leslie Truex更新