自动计费如何工作?

大多数企业主宁愿把时间花在销售产品和履行订单上，也不愿花在管理账单流程上，这就是为什么如此多的企业依赖于自动化账单。

自动计费系统是为您管理计费的软件包或应用程序，以便您可以专注于建立和管理您的业务。有了这些系统，你和你的客户可以设置从他们的账户自动支付到你的账户，这对双方都很方便。

如果您还不熟悉自动计费，请继续阅读。了解更多关于什么是自动计费，它是如何工作的，以及它可以带来的好处和缺点。

什么是自动计费?

自动计费是一种基于计算机的流程，用于处理常规发票以及跟踪未付账单(催收)和记录。大多数自动计费使用的安全网络称为呵呀，或自动结算所，用于电子资金转账。这样，客户可以通过电子方式将资金从他们的支票或储蓄账户转到您的账户。

有各种各样的自动计费包可用。当像QuickBooks这样的大型集成会计软件包提供自动计费时，你会在市场上找到其他具有更利基服务的选择。

许多自动计费服务都集中在一个特定的行业。例如，一个名为Curate的软件包提供发票选项专门针对活动行业的需求。

一些基于应用程序的支付系统，如PayPal，也提供自动计费选项。

如何设置自动计费

设置自动计费的第一步是确定您是否真的需要它。

例如，一些顾问可能每年只有几个客户，因此他们可能无法通过使用自动计费来节省时间。然而，健身房老板有很多每月计费的固定客户，所以一个自动计费的系统可以节省他们很多时间。

如果自动计费适合您的业务，您可以按照以下步骤进行设置。

确定你的需求

根据您的行业或业务模式，您的业务可能需要专门的自动计费软件。以下是一些你可能需要考虑的专业选择:

• 您所在行业所独有的特性:您可能更喜欢包含针对您特定行业的工具的自动计费包。花店、健身房、理疗师甚至教堂都有适合的选择。
• 能够进行国际结算：有些软件可以帮助您管理国际税收的合规性，而其他软件只在美国境内有用。
• 能力描述服务或产品细节：根据你的客户和你的产品或服务，你可能想要在发票中提供关于你的工作时间，提供的服务或产品等详细信息。
• 与您现有的会计软件集成如果你已经在使用支持自动计费的会计系统，一个简单的解决方案就是添加一个新的软件模块。像QuickBooks这样的软件包很受欢迎，部分原因是它们通过一个软件系统提供了广泛的发票、会计和账单支付。

制定预算

通常，自动计费的成本相当低。例如，QuickBooks高级包，具有自动发票功能，每月90美元。但如果你想要很多专门的功能，购买价格和订阅率可能会更高。

为了帮助自动计费软件设定预算，试着估计一下你目前在计费和相关任务上花费了多少时间和金钱。考虑纸质账单的直接成本(如纸张、墨水和邮资)和间接成本(如支付员工来处理数据)。

一旦你了解了当前的成本，你就可以为购买自动计费软件建立预算，这可以帮助你省钱。

选择、安装和设置您的软件和数据

在做出选择之前，探索自动计费软件的评论并阅读细则。

遵循软件供应商提供的特定设置说明后，需要将客户端数据迁移到新系统。如果您选择了与现有系统集成的软件，那么这可能很容易。如果没有，可能需要一些时间。

创建一个定制的支付门户

在许多情况下，您的自动计费软件包括为您的客户设置自定义支付门户的能力。您希望门户看起来像是业务的一部分，因此可以考虑添加标识、口号和定制的客户信息。

自动计费的利与弊

专家解释说

• 简化和加快计费流程。而不是编写和发送每一张发票，您可以允许系统自行运行。这样可以节省时间和金钱。
• 自动准确地管理发票。自动计费可以减少与人为错误相关的风险。
• 为客户提供一个简单的在线方式定期付款。简化自动化计费门户在线支付为客户而不是要求你邮寄他们的身体检查。

缺点解释

• 设置需要时间和金钱。当您购买自动计费软件时，您必须支付前期费用和/或每月订阅费用。使用自定义和客户端数据运行系统可能需要一些时间。
• 必须定期检查。即使使用自动化，您也希望确保您的发票没有错误。会计人员应反复检查发票和付款，并在出现问题时排除故障。
• 可以是客观的。虽然您通常可以在某种程度上定制您的发票以适合您的品牌，但您不能在每张发票中包含个人信息。
• 每笔交易都要花钱。自动计费公司通常向商户收取每笔交易的一小部分费用。

常见问题