如何建立一个企业总账

总账是一种主会计凭证，用于记录企业存续期内的每一笔会计交易。

企业的簿记员或会计使用复式记账法在分类账上记录财务交易。这意味着，对于每一笔借方交易(增加资产或费用，减少收入或负债)，在分类账的左边，有一个相应的贷方分录(其作用完全相反)——因此被称为“平衡账簿”。

总分类帐包含了创建财务报表(即资产负债表、现金流量表和损益表)所需的所有信息，这些信息使你能够评估盈利能力，流动性，以及企业的整体财务状况。下面，我们将深入了解总账是什么以及如何构建总账。

什么是企业总账?

业务总账组织和汇总所有业务交易，用于创建财务报表，如资产负债表和财务报表损益表．您的业务收入和支出被组织到子分类账中，这允许您在发生不同类型的业务交易时进行区分。常见的子分类账包括应收账款(欠你公司的钱)，应付账款(你公司欠的钱)，现金(流动资产你的公司拥有)和库存(销售或购买影响你的库存)。

一般日记账和总帐

一般日记账是指企业对其他会计日记账(如支票或其他会计日记账)中未指明的唯一的、不经常的交易进行记录发票．一般日记账的其他例子包括:

• 折旧
• 出售公司资产
• 利息收入及费用

一般日记账中的事务按时间顺序记录。这些数字是原始的和不平衡的，直到他们被转移到总账进行正式计算。

业务总账组件

总账将交易分类并汇总到不同的账户中。一些最常用的帐户包括:

• 资产：有形或无形物品为你的业务增加价值。例如现金、财产、商标和专利。
• 负债:当前或未来您的企业欠其他企业、供应商或员工的债务。流动负债包括员工工资和租金等项目，而未来负债包括银行贷款或信贷额度。
• 收入:销售产品和劳务取得的营业收入。其他收入来源包括出售资产、利息、版税或您的企业从其他个人或企业收取的任何其他费用。
• 费用:企业为换取产品或服务而支付的费用。费用的例子包括房租、水电费、保险、旅行和餐费。

如何建立一个企业总账

为了建立一个合适的业务分类帐，有几个关键的步骤要遵循，下面概述。

创建总账账户

每个帐户都应该有自己的页面，以便您更容易添加或删除帐户。用以下列标题为每个帐户创建一个表:

• 日期
• 参考号码
• 描述
• 借方或贷方(用正数或负数表示)

然后，为每个帐户分配一个值。

从一般日记账转移交易

将财务交易从总日记账转到总分类账上的适当账户，并详细记录。这些交易通常是每天记录的，和一般的分类账一样，每个分录都有贷方和借方。

为交易编号

在参考编号一栏下，将日记账交易的编号填入总分类账账户。账户中任何重要的交易数据都应转入子分类账，如应付账款或应收账款。每个帐户中的子分类账提供了在帐户分类账中记录的分录背后的特定于交易的详细信息，例如它们是由现金、应付账款或应收账款借记还是贷记。它们还可能包含有关交易日期、描述以及账单、支付或收到的金额的信息。

使用下面的公式来确保你正确地平衡了账本:

资产=负债+所有者权益(资产中扣除负债后的剩余金额以及业主对企业的投资金额)

如果你记录的资产不等于你的负债加权益的价值，你的账户余额需要分析和纠正，以避免在你的财务报表不准确。总分类帐中的每个帐户都有借方余额或贷方余额。当这些都加在一起时，最终结果应该是零，因为它们意味着相互抵消。

收到收入时，记入现金借方;当支付一项费用时，现金记入贷方。例如，假设你为你的公司购买了1,000美元的办公家具，从你的支票账户中支付。请按如下方式借记费用帐户，贷记支票帐户:

[借方]办公室家具费用1000美元

[贷方]支票账户(1,000美元)

为什么企业需要总账

总账是一种重要的会计文件，因为它构成了财务报表的基础，而财务报表利用的是总账中汇编的数据。在一个地方有一份支出和收入清单也会让报税更容易。

此外，当你申请商业贷款时，贷款人总是会要求你提供财务记录，以评估你的信用风险。总分类帐可以让出借人了解你的情况负债与股东权益比率还有其他重要的指标。如果你被美国国税局审计，总账让你更容易准备审计，因为你有你的财务记录在一个地方。

最后，总账包含比财务报表更多的信息。在费用飙升或盈利能力意外下降的情况下，查看总账和日记账可以帮助你找出欺诈、会计错误或其他不一致之处。

一个商业总账的例子

当你在总分类帐中记录总日记账中的一笔交易时，每个日记账分录都由借方和贷方两部分组成。任何借方金额都应列在相应账户的借方(左边)，贷方应记录在相应账户的贷方(右边)，这就是为什么它在总分类账中出现两次的原因。这里有一个简单的例子。

				平衡
日期	事务	数量	借记	信贷	借记	信贷
09/09/21	库存	001	5000美元		5000美元
	现金			5000美元		5000美元

常见问题