如何为您的业务创建发票

定期发送发票是经营小企业的重要组成部分。发票是由服务提供者发给顾客或客户的提供的物品或完成的工作以及所欠金额的记录。发票帮助收款人详细了解他们所支付的费用、应付金额以及预期付款时间。发送发票还可以帮助您跟踪企业的财务状况，并使纳税时的事情变得更容易。

我们将讨论在您的发票中应该包括哪些信息，如何创建一个，以及使用发票模板与软件的优缺点。您还将了解一些常见问题的答案。

创建实体模板

在为您的小型企业选择发票模板时，考虑你的行业和特殊需求当计费客户和客户。优先选择布局干净、易于阅读和理解的模板。

在工作完成或订单完成后及时发送发票可以帮助您更快地获得付款。适应你接受付款的方式，比如接受信用卡，也有助于加快付款过程。一些企业实行滞纳金，而另一些企业则倾向于通过提前付款折扣来激励客户和顾客。

如何正确格式化模板

你应该包括一些必需品在每个发票计费过程尽可能的有条理和高效。我们将在下面讨论如何制作发票的基本知识。

写下你的基本信息

你需要包括公司的基本信息，比如名字，以及相关的联系方式，比如电话号码、地址和电子邮件地址。这应该清楚地显示在发票的顶部，通常在左上角。

包括客户的信息

列出所有必要的客户信息，如公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。这部分通常被标为“收款人:”，也应该包括在发票的顶部，通常在你的业务详细信息下面。

记住发票号码

在每张发票上都写上具体的发票号码，这样在与客户联系时更容易参考，在记账时也更容易参考。企业发出的第一张发票通常标为1号，下一张发票标为2号，依此类推。

包括发行日期

您还需要包括发票的日期——这有助于客户记住工作完成或购买的时间。日期还确定了付款宽限期的开始。

付款清单

发票的一个关键部分是清楚地说明客户或顾客欠了多少钱。应付总额通常位于发票底部附近，在详细列出费用细目和任何适用税收的清单之后。

提供付款详情

当与新客户或客户合作时，提前讨论如何处理付款，并让他们知道你的付款条件-付款的宽限期，如果你收取滞纳金，等等。你也要在发票上列出你的付款条件。大多数企业要求在收到发票后到90天内付款(有时称为90天内付款)“网络- 90”)．在设定付款条件时，坚持行业标准是个好主意。

发票模板与软件

在决定使用发票模板还是软件时，请考虑您的优先级、发送发票的频率以及您的个人喜好。

一个小型企业每月只发送几张发票，并希望保持低成本，可能更喜欢使用免费的发票模板。定期发送发票的大公司复杂的簿记系统可能会从发票软件提供的效率和工具中受益更多。

模板

发票模板很容易在网上搜索。常见的地方包括:

• 微软Word和Excel模板
• 谷歌文档中的谷歌Sheets发票模板
• 免费发票制造商，如发票生成器

使用发票模板可能是一个更简单、更划算的选择，因为许多发票模板都是免费或低成本的。对于那些不习惯在自己的计费系统中使用软件的企业主来说，这也是一个很好的选择。

然而，发票模板可能需要更多的工作，并且不提供软件可以提供的更高级的功能和自动化流程的能力。

软件

发票软件的目的是尽快支付发票。它经常提供一些让支付过程更简单的功能，比如移动访问和接受信用卡或银行账户支付的“立即支付”按钮。

执行诸如为客户付款时生成收据、为常规客户创建自动发票或发送发票付款提醒等任务的自动化流程可以帮助简化您的工作量。发票软件还可以快速提供关于您的业务的见解，例如收入来源、产品受欢迎程度和客户支付习惯的细分。

如果你正在考虑使用发票软件，你会想要选择一个与你的业务最相关的功能，并确保你会经常使用这些工具来证明更高的价格是合理的。请记住，在开始使用新软件时，可能会有一个学习曲线。

常见问题