如何准备和处理未付发票

作为一个个体经营者或小企业主，按时获得工作报酬是至关重要的，因为你要依靠这些收入来支付你的个人和企业开支。

然而，如果客户不按时付款，处理你的财务义务可能会很困难，甚至更糟的是，忽视你发票以及后续的通信。

为了解决这个问题，并可能避免接触收集机构或者在小额索赔法庭安排一个日期，你应该考虑主动实施某些系统和流程来保护你的业务和现金流。

如何准备未付发票

准备工作是有效管理企业财务的关键。这里有一些你可以采取的具体的、积极的步骤。

调查你的客户

让潜在客户同意与你合作是令人兴奋的，因为你将创造收入并建立新的业务关系-然而，不要忘记做你的尽职调查。这是一种需要互惠互利的商业关系。你在为你的客户提供基于解决方案的服务，而他们在帮助你建立你的投资组合，把钱放进你的口袋。

在你与潜在客户分享方案之前，问一些相关的问题，比如:

• 它们列在商业改善局？
• 如果你是在一个创意市场工作，他们的评价是什么?
• 他们有邓白氏公司的号码吗?(这可以帮助您确定潜在客户的财务状况和可靠性。)

开发一个进销存系统

跟踪发票的理想方法是开发一个系统来管理它们．每当你开始一个新客户，讨论你的发票流程，其中应该包括:

• 付款到期日期:在发票上，列出即将到期的付款日期，以鼓励客户及时付款。
• 付款方法:你们接受Paypal吗?Zelle？其他在线支付方式?除了在线支付方式外，现金、支票、信用卡和汇票都是可接受的支付方式。明确你的首选付款方式。
• 滞纳金的政策:对逾期10至15天的还款收取费用，以防止逾期还款。

一旦客户签订了合同，立即给他们发一张包括付款日期和方式的发票。

企业家可以利用Honeybook、Quickbooks或Kabbage等工具，这些工具会自动向客户发送带有集成支付链接的发票。此外，这些服务还将向有未付发票的客户发送后续邮件，使企业主更容易管理他们的收入。

准备好合同

无论你是为一家小企业还是你的邻居工作，每个客户都应该签署一份合同。商业合同可以保护你和你的客户，它概述了你对商业安排的期望、工作范围、付款条件和方法。

定期跟进

不管是什么原因，客户都可能忘记按时支付发票。要解决这个问题，在发票到期前几天通过电子邮件、短信或两者同时发送提醒。

如果发票没有按时支付，后续发送另一张发票。包括一个礼貌的信息，让客户知道他们的付款过期了。在你的邮件中，重申可接受的付款方式以及任何滞纳金包括在你的条款中。

如果你的客户没有回复你的邮件，也没有付款，那么是时候给他们打电话或去拜访了。在你的电话或拜访期间，保持礼貌，并就他们如何就未偿余额达成商定的付款条件和解决他们的账户提供指导。

采取进一步行动解决未付发票问题

如果你的客户仍然不付钱，并且忽略你的通信，你可以采取一些措施来潜在地解决这个问题。

停止工作

如果客户没有付款，你有权停止为他们的项目工作。在随后与客户的通信中，通知他们你已经停止了该项目，并且在未偿余额支付之前不会恢复。如果一个企业主停止了一个有意义的项目，客户可能会更积极主动地补救这种情况。

考虑第三方和其他选择

如果你的客户没有履行他们的合同协议并停止沟通，你可以通过以下几种途径来讨回欠你的钱。

• 雇佣催收公司：如果一笔付款逾期超过90天，而你想把催收责任转交给其他人，催收公司可能是一个理想的选择。通常情况下，催收公司在应急基础上工作，并根据欠款金额和过去的时间收取统一的费率。
• 保理融资如果客户不付款，急需现金，你可以考虑保理业务。保理是指第三方公司购买你的应收账款，并在扣除费用后，根据未付发票给你预付现金。保理公司会向你的客户收取未偿余额。保理业务可以为小企业主带来好处，因为它节省时间和精力，不需要抵押品，并且可以提供增长机会。一家提供保理融资的公司是Kabbage。
• 请律师写封信:律师要求付款的正式信函可能会迫使客户迅速与你联系并安排付款计划。聘请律师可能是一个昂贵的，但有效的方法来加快付款。
• 小额钱债法庭如果欠款不是很大，在小额索赔法庭起诉客户可能是一个快速、便宜的选择。欠债金额的指导方针和涉及的程序因州而异。例如，在新泽西州，小额索赔法庭通常处理某人想要起诉至多3000美元的案件。

底线

即使你的客户最终付款，将来与他们合作时也要小心。在生意场上，你会发现并不是所有赚钱的机会都值得你花时间。然而，通过开发系统来管理你的发票，使你的收入流顺畅流动，你可以帮助维护成功的客户关系，并有望避免任何金钱问题和差异随之而来。