如何准备W-2工资和税务报表

什么是W-2表格?

报税表形式包括上一个日历年度支付的员工工资以及从这些工资中扣缴的工资，以及福利和其他工资扣除额的信息。

W-2表格什么时候到期?

上一日历年度的w -2报税表应在1月31日前提交给员工。如果1月31日是周末或节假日，报告将在下一个工作日提交。然而，有时美国国税局(IRS)会制定具体的年终工资税报告到期日期每年。

W-2表格将于1月31日前提交给社会保障局(SSA)。一旦雇主向雇员发送了W-2表格，这些表格也必须与W-3表格一起发送给社会保障局(SSA)。

W-2 COVID-19付款报告

如果适用于2021年，2020年有两项COVID-19救济措施影响员工工资和薪金，必须在W-2表格上报告。

延期缴纳职工社会保障税

2020年8月的一项行政令允许员工推迟缴纳社会保障税2020年9月1日至12月31日期间的扣缴。

在2021年预扣缴的2020年社会保障税的员工部分，但没有在2020年W-2表中报告，必须在W-2c表的方格4(社会保障税预扣缴)中报告，更正的工资和税收报表。

在W-2c表格中，2020纳税年度应填写在c框中，并调整W-2表格中之前报告的框4(社会保障税扣缴)的金额，以包括2021年扣缴的递延金额。

带薪病假和探亲假

《家庭第一冠状病毒救济法案》(FFCRA)要求雇主向因covid - 19而缺勤的员工支付病假工资和探亲假。如果你在2021年向员工支付了其中一笔或两笔付款，你必须按以下方式报告金额:

• 第1栏、第3栏(到社保最高限额为止)和第5栏，还有
• 第14栏(金额与第1栏相同)或在单独的报表上

您还必须根据付款类型标记付款:

• “病假工资以每天511元为上限”
• “病假工资以每天200元为限”
• “紧急探亲假工资”

收集信息准备W-2表格

此表格的信息来自您的工资登记册，它显示了每位员工的工资和扣缴的年度迄今总额，以及医疗计划、健康储蓄账户和其他项目的扣除额。

W-2表格的部分内容

下面是W-2表格的部分内容以及它们的用途:

• 副本A送到社会保障局(SSA)。副本A通常印在红色表格上。
• 副本1代表城市、州或地区
• 副本B是用来填写雇员的联邦纳税申报单的
• 副本C是员工的记录
• 副本2是另一个城市、州或地区的副本
• 副本D供雇主记录。

如何准备W-2表格

这些信息是完成W-2表格过程的一般概述。看到W-2表格说明欲知详情。

雇主信息:对于你准备的每张W-2，你需要包括你的业务信息，包括雇主身份证号码(EIN)和雇主名称和地址。

控制号:如果你雇佣了很多员工，你可能想在每张W-2上加上一个内部控制号。你可以自己生成这个数字，或者你的工资单准备软件也可以生成这个数字。

员工收益:

• 工资总额,提示，以及其他补偿(方框1)，即工资总额所有小时工和受薪员工。
• 预提总额(方框2)
• 社会保障工资总额(最高达社会保障最高限额)(专栏3)。

• 社会保障税扣缴总额(方格4)
• 医疗保险工资和小费总额(专栏5)
• 医疗保险税(方框6)。此金额包括医疗保险附加税针对高薪员工。
• 社会保障小费(第7栏)和分配小费(第8栏)(检查确保你将报告的小费与分配的建议.）

接下来，你将需要员工的信息和去年每个员工的总工资和预提:

其他付款。您可能已经提前支付了EIC(劳动收入抵免)(框9)和支付给员工的抚养福利(框10)。

参加退休计划及法定雇员资料

在每张W-2表上，如果雇员参加退休计划(框13)，您必须勾选相应的方框，如果该雇员是退休雇员，则必须勾选不合格的计划(框11)法定的员工(方框13)，或者员工是否收到第三方病假工资(方框13)。

第12栏是其他补偿或报告的金额。您最多可以输入4种补偿类型。第12栏中一些最常见的信息项:

• 未征收的社会保障税、铁路退休税、针对小费或团体人寿保险的医疗保险税
• 选择性推迟401(k)， 403(b)和其他合格退休计划
• 不应纳税的病假工资
• 金降落伞津贴
• 不排除的报销搬家费用
• 向医疗储蓄账户或健康储蓄账户捐款
• 非法定员工股票期权
• 401(k)或403(b)计划下的指定罗斯缴款

根据《平价医疗法案》(Affordable Care Act)的报告要求，使用DD代码计算雇主赞助的医疗保险费用

第14栏的条目是必须在纳税申报表中向员工披露的其他扣除或补偿。例如

1. 税后养老
2. 自动补偿
3. 加州、纽约、新泽西和华盛顿的特别税
4. 从雇员工资中扣除的慈善捐款
5. 健康保险和额外福利扣除
6. 统一扣减(为了制服的费用）
7. 工会会费扣除
8. Nontaxable收入
9. 工资中包含车辆费用(提供给员工的车辆租赁价值的100%，并包含在栏1工资中)
10. 还有一个方框用来显示你从员工身上扣除的“其他不在名单上”的项目。

州和地方信息

在这个部分中，您将输入有关州和地方工资和扣缴的信息。注意，表单上有两个州和两个位置的空间。如果一个雇员在一年中在两个以上的州或地区工作过，使用第二份W-2来包括额外的信息。输入:

• 你的两个字母的州代码和你的企业的州税务识别号(与你的雇主核实州税务局)(方格15)
• 国家工资(方框16)
• 代扣国家所得税(框17)
• 当地工资(如有)(方格18)
• 地方代扣所得税(专栏19)
• 地区名称(方格20)

邮寄W-2表格或在线提交

如果你正在打印和邮寄你自己的W-2表格，你可以从几个来源获得它们。

• 的国税局表格及命令网站(耗时7-15天)
• 在线表单供应商或办公用品商店。
• 你的报税人员或工资服务
• 一些营业税准备软件

你不能从网页上打印W-2表格，因为副本a不能扫描。

你可以网上提交你的W-2表格报名参加社会保障局的网上商业服务服务。如果你有250份或更多的w -2要提交，你必须在线提交。如果你在网上向社会保障局提交W-2表格，你不需要包括W-3传送表。

分发和归档W-2表格

致雇员:副本B、C、1和2

给社会保障局-副本A。社会保障局要求你在下一年的1月31日前将每个员工的W-2副本A发送出去。

保留D份作为记录。

准备W-2表格的技巧

1. 你的企业的州税号不是你的州销售税号。许多州使用联邦税号(EIN)，并在末尾加上数字。与你的国家税务局获取信息。
2. 小费收入。员工小费收入需要缴纳社会保障税和医疗保险税，包括额外的医疗保险税。
3. 第12栏-超过4项．如果第12栏的项目超过4项，你需要把额外的项目填到第二张W-2表上。但不包括雇员的工资和扣缴的额外的W-2。
4. 根据错误的类型，SSA有一个特定的纠正W-2错误的过程。这篇文章有关于如何更正W-2的错误。

常见问题