如何保护公司的数字资产

现在是21世纪，一切都是数字化的，也就是在线的。在你的业务中，你拥有可能你没有想过的数字资产。这些资产，就像你所有的业务资产，是有价值的，应该受到保护。

什么是数字资产?

你的企业拥有资产——有价值的东西。这些资产包括从现金到应收账款，通过商业设备和车辆，到土地和建筑物。

你的会计可能已经在你的资产负债表上包括了你资产的成本和当前价值，但他们可能忘记了数字资产。

数字资产是存在于网上的资产。您的一些数字资产可能存在于您自己的服务器上，或者它们可能“在云中”。数字资产包括:

• 业务的照片是你自己创造的。它们可以是您的业务或业务流程的照片。这些是资产，因为它们可以出售。
• 商业网站或博客．内容是有价值的，如果注册了商标，网站的“外观”也会很有价值。
• 业务流程(例如，在电子表格上)你的员工开发的，可以复制和出售的。
• 应用程序你的企业创造出来的东西，要么用来销售，要么供你自己使用。
• 电子邮件联系人列表和客户或客户列表，包括通讯邮件列表，都有价值，因为它们可以出售。
• 订阅对在线期刊有订阅期限的价值。
• 知识产权-受版权保护的材料、商标或服务标志(例如你公司的标志)、专利。这些资产可能以纸张形式存在，但大多数情况下它们只是数字形式。
• 网上商店的产品，这是你的一部分商业库存。它们应该在您的控制之下，即使它们存储在网上。如果你是亚马逊卖家例如，产品可能在他们的仓库里，但你得到了销售。

为何数字资产如此重要?

就像你公司所有值钱的东西一样，数字资产有很大的好处为你的事业干杯。

• 你可以报销费用与您的营业税申报表上的购买和使用资产有关。短期资产(例如用品)的成本可以立即作为一项费用，而长期资产(那些至少持续一年的资产)的成本可以随着时间的推移而支出(通过折旧或摊销)。
• 你可以出售其中许多资产或在您仍然拥有它们时获得许可。
• 资产是有价值的对投资者或收购你公司的人．有人愿意支付多少钱来购买你的公司，很大程度上取决于公司资产的价值。
• 一些数字资产，如客户列表或时事通讯订阅者列表，在电子邮件中特别有用建立亲善。从会计和估值的角度来看，商誉的价值是基于这些清单。
• 在网上保护会计和员工记录意味着他们是可用于审计．没有会计记录意味着你可能无法证明费用扣减。没有员工记录可能意味着你有被罚款的风险。

我从哪里开始保护我的数字资产?

定位和列表。首先列出所有这些资产的综合清单。以上面的清单为起点，但要有创意。想想你在网上或企业服务器上的任何可能有价值的东西。你要找的东西是专有的(你的企业拥有的)，别人没有的东西，可能想买或拿走。将这些数字资产视为可能出售的物品。如果你要收购这家公司，你想要或认为有价值的是什么?

建立所有权和价值。看看你列出的数字资产。谁拥有它们?在保护这些资产之前，必须确定具体的所有权。例如，你能证明你的公司拥有员工电子邮件或电子邮件列表吗?请咨询律师，写一份确立所有权的政策。

虽然为公司的一些数字资产设定一个具体的价值可能很困难，但尽早了解这个价值是一个好主意。是的，这些数字资产的价值可能会不断变化，因为你将客户添加到你的列表中，或将页面添加到你的网站中，或更新流程，但基线值可以通过设置估值．找到一个业务评估师谁能给你个估计。对真实存在的东西估价要比对被盗窃或被破坏的东西估价容易得多灾难比如洪水或火灾。

如果你通过亚马逊或eBay等在线卖家出售产品，请阅读协议以确保你保留所有权。

制定保护性协议。通过与那些可能窃取你的数字资产的人达成协议来保护你的数字资产。考虑让员工、客户和顾问签署保密协议。这些协议让其他人注意到，窃取数字资产可能会导致法律诉讼。

登记你的所有权。许多数字资产可以注册，告诉世界你的所有权。企业照片、流程和内容网站和博客都是有版权的．像商标和设计这样的数字资产可以商标。别忘了工艺专利。

为未来做计划。如果你出了什么事，你公司的数字资产怎么办?在公司的协议中加入你的数字资产。例如，合伙企业拥有的数字资产需要在合伙协议以及其他资产。如果你有一个小型的个人或家族企业，把这些资产包括在你的资产中继任计划。

备份!找到一个备份系统来保护你所有的数字资产是很重要的。拥有备份的备份并不疯狂。您可能还需要硬盘备份和在线备份，以确保双重安全。

最后，建立保护数字资产的协议

现在您已经建立了数字资产管理系统，请将其记录下来。为备份设置特定的正在进行的任务，为检查和更新设置时间表。

你的大部分业务都在网上;通过保护这些在线数字资产，让它保持良好的运转