你应该给员工一辆公司车吗?

员工驾驶的税务考虑

通过

吉恩·穆雷

2020年9月17日更新

让员工使用公司的汽车听起来是个好主意。但是，一如既往，它比看起来的要复杂得多，尤其是在税收方面。

本文将带您了解一些与公司车辆的员工司机有关的税务问题。

只有商业用途是可扣除的

无论谁开公司的车，只有公务用车才可作为业务费用扣除。司机必须保持良好的驾驶记录，以显示商业用途，而不是个人用途。

同时记录是在驾驶事件发生时所作的记录。如果你想扣除一辆用于商业目的的车辆的费用——小汽车、卡车、厢式货车等，你必须将商业用途和个人用途分开，并显示商业用途的详细信息:商业用途、日期、地点或里程。

请注意

一个里程的应用可以帮助您区分公务驾驶和私人驾驶。它还可以通过给你书面记录来帮助你扣减。但是别忘了你必须输入信息才能取回!

通勤费用无论谁开公司的车——雇员还是企业主——都不能作为业务费用扣除。通勤费用是许多人上下班开车的费用，无论这个人离他们的正常工作地点有多远，这些费用都是不可扣除的。

你可以给员工汽车津贴

大多数公司会给员工汽车津贴，以补偿他们为业务目的驾驶公司汽车的费用。除了为员工提供汽车外，还可以提供津贴。

这种津贴对雇员来说不是应纳税的利益，只要它是通过公司发放的负责计划．一个负责任的计划是一套程序，你的企业设置到位，充分说明给员工的钱。美国国税局希望确保你给员工的福利是合法的业务费用，由员工支付，并由你报销。

国税局问责计划如何运作

基本上，要有一个负责任的计划，汽车费用必须有合法的商业目的，员工必须向您提供充分的记录，显示业务使用和支出金额，员工必须在合理的时间内退还任何超额报销。

你给员工的汽车津贴可以用其中之一来确定实际里程或国税局标准利率，每年都在变化。您使用的方法取决于您自己，有一些限制。

如果你没有建立和使用一个负责任的计划，你给员工的任何津贴或报销都要对他们征税，你必须将报销金额包括在他们的工资和工资中预扣税款．

请注意

美国国税局负责任的计划规则很复杂。有关负责任计划的详情，请浏览美国国税局出版物463:旅行，礼物和汽车津贴．

员工不能扣除未报销的驾驶费用

如果你给员工一辆公司的车，但你没有报销他们的驾驶费用，员工就不能在个人纳税申报单上扣除这些费用。2018年及以后生效的《减税与就业法案》(Tax Cuts and Jobs Act)不再允许员工扣除任何未报销的业务费用。以前，这些费用可以在员工纳税申报表的附表A中扣除。

员工使用公司的汽车是一种工作条件福利

一些员工使用公司的汽车为你的商业目的不征税，因为这被认为是“工作条件福利”。工作条件福利，根据美国国税局的数据，是“你提供给员工的财产和服务，以便员工能够完成他或她的工作。”一个工作条件可能是销售人员必须开车走一段路。

请记住，这只是汽车的业务使用，(a)允许作为业务费用，(b)不作为利益对员工征税。

个人使用公司汽车要纳税

员工个人使用公司汽车应作为非现金附加福利纳税。美国国税局将“个人使用”定义为任何不用于您的贸易或业务的使用。

你必须考虑到个人使用的价值，并在员工的工资中显示出来，当然，扣缴联邦和州的税联邦保险捐税法税收(社会保障税和医疗保险税)从这个数额中扣除，与从其他工资和福利中扣除一样。

员工使用公司汽车的评估

你必须报告你为员工提供的所有附加福利的价值，包括个人使用公司汽车。这还不包括对员工不征税的福利，比如上面描述的工作条件福利。这包括员工个人使用公司汽车的费用。

估值很复杂，有很多规则、限制和细节。使用这篇IRS Taxmap文章附加福利评估欲知详情。

如果你决定给员工一辆公司的车

让我们看一个例子，看看这一切是如何工作的:

你的业务租辆车并把它交给玛丽用于商务驾驶。

玛丽必须做好商业和个人使用的分离记录，并向你们公司提供详细的报告。出于这个目的，我们假设她开车50%是为了工作，50%是为了个人用途。

无论谁驾驶汽车，租赁都是在公司的名下，因此租赁费用可以作为业务费用扣除，但仅限于用于商业目的。(如果汽车是购买的折旧汽车上的费用是可以扣除的。)

如果你偿还玛丽的商业驾驶费用，如果你有一个负责任的计划，你不必考虑这笔偿还对玛丽征税，如上所述。

如果你不给玛丽报销这些费用，她就不能从个人纳税申报单上扣除。

她个人驾驶时间的汽车价值必须包括在玛丽的收入中(扣缴所得税适用)。

为什么保持良好的商业使用记录很重要

从上面的讨论中你可以看到，公司车的司机保持良好的记录来证明商务驾驶的数量是非常重要的。

需要以下证明:

所以你可以报销员工的驾驶费用，而不必将这些包括在员工的工资中
为了证明商业用途，这样你就不必把这部分汽车价值计入员工工资，
所以你可以扣除更多的折旧费用
所以你可以用更多的汽车价值来支付你的其他业务费用。