正确的商务信函格式

在你的商务交流中使用适当的商务信函格式可以传达一种专业感，并能给新的业务联系人留下正确的第一印象。有了文字处理软件，创建一个格式正确的信件是很容易的。

四种格式

在美国，商务信函实际上可以遵循四种常见的信函格式之一。这四种格式都可以接受，但是block格式是最常见的。

正楷信件格式:普通的正体字母格式的所有文本都与左侧空白齐平。段落是双倍行距，所有文本行是单行距。页边距是一英寸的标准字处理器设置。

可供选择的楷信格式:另一种印刷体字母格式将回信地址、日期、结尾、签名、姓名和标题移到页面的右侧。

半正装信件格式:半块和块之间的唯一区别是每个段落的第一行在半块中缩进。

简体信件格式:这种格式具有与正楷信函相同的属性，只有一个例外:问候语或称呼被省去。当你不知道收信人的性别是男性还是女性时，这种格式很有用。

商务信函的各个部分

• 返回地址:如果你有公司抬头，你可以跳过这部分。包括你的完整的业务地址和正确的合法业务名称。你也可以附上你的电子邮件地址或电话号码。
• 日期:遵循月-日-年格式(与欧洲流行的日-月-年格式相反)。让你的日期与信件的实际邮寄日期一致。
• 收件人姓名及地址:包括收信人的全名和地址。收件人的头衔也可以添加。
• 问候:问候时，用“亲爱的”加上1)对方的全名或2)先生或女士加上他们的姓。问候语以冒号结束。
• 主题:清楚地陈述这封信的主题可以帮助收信人快速确定这封信的上下文。
• 身体:你的信体应该以介绍你是谁和写这封信的目的开始。接下来的段落将提供有关这封信目的的细节。用一个行动号召来结束正文:用一句话鼓励收件人做你想让他们做的事情。每一封商业信件都应该简明扼要，考虑到你的读者的有限时间。
• 关闭:在这里你可以选择任何正式的选项，如“Best Regards”或“Sincerely”。
• 签名:用你在信中使用的名字签名。
• 姓名及职务:写上你的全名和职位。
• 附件和抄送:如果你要发送额外的文件，请在“附件”后面加上对这些文件的描述。如果至少有另一个人也收到了这封信的副本，包括抄送:(用于副本(参考一种使用复写纸复制信件的旧方法)，并提供其他收件人的姓名。

你可以使用文字处理程序在一定程度上简化写商业信函的过程。在Word中，点击文件，从模板中选择新建…，向下滚动，双击“商务信函”。如果您选择使用上面的一些元素，则必须手动添加它们。